Hieman ennen tapahtumaa

Henkilöstö

• Älä luule pystyväsi tekemään itse kaikkea.
• Mieti järjestysmiesten ja ensiapuhenkilöstön tarve.
• Tapahtumapäivänä on oltava vähintään yksi (kaikkien osallisten tiedossa oleva) vastuuhenkilö, joka ratkaisee ja päättää miten toimitaan ongelmatilanteissa.
• Jos kutsut kutsuvieraita, huolehdi, että heistä pidetään hyvää huolta.
• Järjestä tapahtumassa työssä oleville ainakin tasokas kahvitus ja yleisöltä suljettu tila, jossa voi lepuuttaa jalkojaan.

Tapahtumapaikka

• Mikäli mahdollista, harjoittele tai simuloi tapahtuma etukäteen yhteistyökumppaneiden kanssa esimerkiksi järjestämällä suunnittelupalaverin tapahtumapaikalla.
• Ongelmiin on aina varauduttava, vaikka suunnitelmat ovat kuinka hyvät.
• Varaa kunnollinen ja riittävä kuljetuskalusto tapahtuman kuljetuksiin.
• Tarkista sähkö- ja vesipisteiden tarkka sijainti. Tarvitseeko jokin näytteilleasettaja voimavirtaa (esimerkiksi esiintymislava)?
• Jaa tapahtuman ohjelma(runko) kaikille työssä oleville,  myös näytteilleasettajille.
• Laadi selkeä pohjapiirros, mihin kukin näytteilleasettaja menee. Mikäli tapahtumaan osallistuu hälytysajoneuvoja, varmista niille tarpeen vaatiessa esteetön poistumistie.
• Tarvitseeko yleisölle järjestää pysäköintitilaa? Huomioi myös pysäköinnin ohjaajat.